Styrelsemöte. Tisdag den 24 mars 2020 kl 18:30. Protokoll nr 03-20

TidTisdag den 24 mars 2020Kl. 18:30
PlatsOnline via länk/telefon 

Protokoll nr 03-20

Protokoll nr 03-20 fört vid styrelsesammanträde för Bostadsrättsföreningen Storstugan 

i Täby 2020-03-24 kl. 18:50 – 21:30

  1. Närvaroregistrering

Närvarande via länk:
Keivan Ashhami
Lars Hedström
Veronica Lundberg
Mats Löfgren
Daniel Hagwall
Lela Djurdjevic
Margareta Olséni
Nils Henström
Ingrid Toll

Via telefon:
Lars-Erik Löfvenmark
Carita Halling
Christian Ahlström, förvaltare adjungerad med yttranderätt

  • Föranmälda beslutsärenden
    • Översyn förvaltningsorganisationsrutiner (Ingrid)
      Beslut: Styrelsen har utsett Mats, Daniel och Lela att ingå i arbetsgrupp för översyn/strukturering av förvaltningsorganisationens rutiner. Enligt förslagets andra sats utses Veronica att effektivisera och kvalitetssäkra förvaltningens alla centrala rutiner.
  • Hållbarhetsåtgärder mars 2020 (Lars)
    •  Hållbarhetsåtgärder 20-03
      Beslut: Styrelsen godkänner reviderad arbetsordning.
  • Reviderat Styrande Dokument 2020 (Lars)
    •  Styrande dokument – Revidering 2020
    • Bilaga till säkerhetspolicy
      Beslut: Styrelsen godkänner att höja fastighetsgruppens mandat att ta beslut inom sitt ansvarsområde till (1) prisbasbelopp inkl. moms. Beslut för förslagets andra sats om godkännande av reviderad arbetsordning/policies hänskjutes till nästa möte.
  • Hörselslingor med utrustning till Marknadssalen (Ingrid)
    Beslut: Styrelsen beslutar att godkänna förslaget med ett pristak på 50.000kr inkl moms. Uppdras åt förvaltningen att genomföra beslutet.
  • Inbrottsskydd (Christian)
    Beslut: 
    Styrelsen beslutar att skyndsamt genomföra beställning av platsmonterade brytskydd. Delegeras till fastighetsgruppen att ta in fler offerter (3st) och att till en början åtgärda 11 dörrar (av totalt 22) med ett pristak på 100.000kr inkl. moms. Skulle kostnaden överstiga kan ett per capsulam beslut fattas.
  • Renovering av fontänenRedogörelse fontän underlagLiquid rubber databladOffert Topgun
    Beslut: Styrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag att uppdra åt fastighetsgruppen att fortsätta utredningen.
  • Rapporter från ordförande
    • Ordföranderapport (Keivan – Muntlig dragning)
      Keivan meddelade att Gym och Bastu är stängt samt att studie- och fritidsverksamhet avslutas för vårterminen. Expeditionen har öppet men tar ej emot besök. Felanmälningar görs per telefon eller mail. Personal har fått anvisningar kring särskilda försiktighetsrutiner för att minska spridningen av Corona-viruset. 

På förekommen anledning diskuterades situationen för hyresgäster i våra lokaler. Alla är eniga att vi ska försöka hjälpa dem i den situation som uppstått pga. Corona. Riktlinjen är att inte efterskänka hyran men lämna uppskov vid ansökan, förutsatt att goda skäl anges. Den del av hyran hyresgästerna får uppskov med ska återbetalas senare och i mindre portioner. Styrelsen gav presidiet mandat att förhandla och teckna avtal med respektive hyresgäst.

  •  Ekonomigruppen

Det rapporterades att samtliga skatter och avgifter har betalats i vederbörlig ordning. Rapporterna visar inga större avvikelser jämfört med budget/prognoser. Styrelsen tackar för informationen och lägger rapporterna till handlingarna.

  •  Fjärrvärmegruppen (SVAF)
    • Rapport (Keivan Ashhami)
      Rapporten gicks igenom och läggs till handlingarna.
  • Fastighetsgruppen
    • Rapport (Mats Löfgren)
      Rapporten gicks igenom och läggs till handlingarna.

Mats ansvarar för att kontakta kommunen om att begära ytterligare dispens för OVK pga. Corona.

  •  Kommunikationsgruppen
    • Rapport (Ingrid Toll)
      Rapporten gicks igenom och läggs till handlingarna.
  •  Studie- och fritidsverksamheten
    • Muntlig dragning (Carita Halling)
      Alla kurser är tillsvidare inställda.
  • Förvaltningen
  • Andrahandsupplåtelser
    Föreslogs att på skärmarna/hemsidan uppmana medlemmar att informera styrelsen om det misstänks/upptäcks nya andrahandsupplåtelser som inte är sanktionerade. Uppdrogs åt förvaltningen att till nästa möte uppdatera bostadsrättsregister som ska ge lättare översikt på ägare till flera lägenheter.

    Lapparna som skickas ut till lägenhetsinnehavare vars namn inte stämmer med vad som står på dörren har föreslagits även ska tas fram på fler språk än svenska.
  • UH-plan 2020-2023 

Styrelsen tackar för informationen. Rapporterna läggs till handlingarna.

  1. Informations-/ diskussionspunkter
    1. Motioner
      1. Sammanställning ansvariga för motionerna

Keivan skickar under veckan ut vilken arbetsgrupp som ska ansvara för vilken motion.

  1. Årsredovisning
    Lars, Veronica och Keivan har påbörjat arbetet.
  2. Utvärdering av mötet

Alla instämmer att första mötet digitalt var en utmaning och kan bättras på till nästa gång så att alla möjliggörs tillgång att kunna deltaga via länk och därmed kunna höra bättre vad alla säger. På grund av tekniska problem hade de som deltog i mötet via telefon svårt att ta del av annat än vad Keivan upprepade.

  1. Kalendarium
    Nästa styrelsesammanträde beslutades hållas digitalt den 21 april, 18:30.